Ako prepojiť CRM s účtovníctvom v Pohode alebo Money S3

Prečo sa oplatí CRM a účtovníctvo prepojiť

V mnohých firmách fungujú obchod a účtovníctvo ako dva oddelené svety. Obchodník uzavrie zákazku v CRM alebo v tabuľke, pošle e-mail asistentke a tá údaje prepíše do Pohody alebo Money S3. O zaplatení faktúry sa obchodník dozvie len vtedy, keď sa výslovne opýta.

Každé prepisovanie znamená čas a priestor na chybu: preklep v IČO, zlá suma, zabudnutá položka. Navyše nikto nemá úplný obraz. Obchodník nevidí, že zákazník dlhuje za posledné tri faktúry, a účtovníčka nevie, že k zákazke prišla dodatočná objednávka.

Prepojenie tieto dva svety spojí. Údaje sa zadajú raz, v systéme, kde vznikajú, a ostatné miesta ich dostanú automaticky.

Čo sa dá automatizovať

Rozsah prepojenia závisí od toho, ako firma pracuje, no niektoré toky sa opakujú takmer všade. Nie je pritom nutné automatizovať všetko naraz.

Najviac často prinesie už to, keď faktúra vznikne jedným kliknutím z uzavretej zákazky a informácia o jej úhrade sa vráti späť do CRM. Medzi najčastejšie automatizované toky patria tieto.

• synchronizácia adresára: zákazník založený v CRM sa objaví v účtovníctve so správnym IČO, DIČ a adresou
• vystavenie faktúry alebo zálohovej faktúry zo zákazky či objednávky v CRM
• prenos stavu úhrady späť do CRM, aby obchodník videl, čo je zaplatené
• prehľad pohľadávok po splatnosti priamo na karte zákazníka
• prenos skladových pohybov, ak sa sklad vedie v účtovnom programe

Ako to technicky funguje s Pohodou a Money S3

Pohoda aj Money S3 umožňujú výmenu dát s inými systémami, najčastejšie cez import a export v štruktúrovanom formáte XML. CRM tak vie odovzdať účtovníctvu doklady a adresy v podobe, ktorú účtovný program načíta bez ručného prepisovania.

Konkrétny spôsob závisí od verzie programu a od toho, kde beží: na jednom počítači, na serveri vo firme alebo u externej účtovnej kancelárie. Niekde je možná priebežná automatická výmena, inde sa doklady prenášajú v dávkach, napríklad raz denne. Ak účtovníctvo vedie externá kancelária vo vlastnej inštalácii, prepojenie sa zvyčajne rieši výmenou súborov alebo spoločne dohodnutým prístupom.

Dôležitá je aj otázka smeru. Niektoré údaje majú tiecť len z CRM do účtovníctva, iné len späť a pri niektorých treba určiť, ktorý systém je hlavný, ak sa údaj zmení na oboch miestach. Pred začatím projektu sa preto oplatí overiť, akú verziu a licenciu máte a kto má k účtovníctvu prístup.

Párovanie platieb z banky

Párovanie platieb je oblasť, kde automatizácia ušetrí najviac rutiny. Princíp je jednoduchý: systém načíta pohyby na bankovom účte a priradí ich k vystaveným faktúram, najčastejšie podľa variabilného symbolu, sumy a čísla účtu platiteľa.

Údaje z banky sa dajú získať z elektronických výpisov v štandardných formátoch alebo cez rozhranie banky, ak ho banka pre firemných klientov poskytuje. Výsledok sa potom zapíše do účtovníctva a zároveň sa zobrazí v CRM pri zákazníkovi.

Zložitejšie sú prípady, keď zákazník zaplatí bez variabilného symbolu, uhradí viac faktúr jednou platbou alebo zaplatí len časť sumy. Tie by systém nemal riešiť potichu, ale označiť na ručnú kontrolu. Dobre nastavené párovanie tak vybaví väčšinu bežných platieb a človeku nechá len výnimky.

Ako môže vyzerať tok od zákazky po úhradu

Predstavte si servisnú firmu, ktorá eviduje zákazky v CRM a faktúry vystavuje v Pohode. Po dokončení zákazky technik v mobile označí prácu za hotovú a doplní použitý materiál. CRM z týchto údajov pripraví podklad faktúry a odošle ho do účtovníctva.

Účtovníčka faktúru skontroluje a potvrdí, prípadne ju systém vystaví automaticky, ak je to tak dohodnuté. Keď na účet príde platba so správnym variabilným symbolom, faktúra sa označí ako uhradená a obchodník to vidí pri zákazníkovi bez toho, aby sa musel pýtať.

Ak platba do splatnosti nepríde, CRM môže pripomenúť zodpovednej osobe, aby sa zákazníkovi ozvala, alebo pripraviť upomienku. Nikto pritom neprepisuje čísla z jedného programu do druhého a každý vidí aktuálny stav.

Na čo si dať pozor

Na papieri vyzerá integrácia jednoducho, v praxi však býva niekoľko miest, kde sa najčastejšie zasekne. Pri každom z nich pomáha jednoduché pravidlo: každý údaj má mať jedno miesto, kde vzniká, a ostatné systémy ho len preberajú.

Ak toto pravidlo dohodnete na začiatku, väčšina neskorších nezhôd medzi systémami vôbec nevznikne. Pozornosť si zaslúžia najmä tieto oblasti.

• duplicity v adresári: ten istý zákazník v CRM a v účtovníctve pod mierne odlišným názvom
• číselné rady dokladov: musí byť jasné, ktorý systém prideľuje čísla faktúr
• sadzby DPH a zaokrúhľovanie: rozdiely v centoch vedú k nesúladu medzi systémami
• spätné úpravy: čo sa stane, ak niekto opraví faktúru priamo v účtovníctve
• prístupové práva: nie každý v CRM by mal vidieť všetky finančné údaje
• spolupráca s externým účtovníkom, ktorý môže mať vlastné zaužívané postupy

Čo zmení povinná e-faktúra od roku 2027

Od 1. januára 2027 musia platitelia DPH na Slovensku vystavovať tuzemské faktúry ako štruktúrované elektronické faktúry a prijímať ich musí vedieť takmer každý podnikateľ. Pre prepojenie CRM s účtovníctvom to znamená, že faktúry budú putovať v jednotnom formáte cez certifikované doručovacie služby.

Pre firmy, ktoré už majú systémy prepojené, je to skôr výhoda. Faktúra vystavená zo zákazky môže odísť správnou cestou bez ďalšieho prepisovania a prijaté faktúry sa dajú automaticky načítať a spárovať s objednávkami. Podrobnosti a aktuálny stav sledujte na stránke Finančnej správy.

Ako začať

Začnite zmapovaním toho, kde dnes údaje vznikajú a kam ich niekto ručne prenáša. Často stačí týždeň zapisovať si, čo sa kde prepisuje, a priority budú jasné. Zapojte do toho aj účtovníčku alebo externú účtovnú kanceláriu, pretože práve oni najlepšie vedia, kde dnes vznikajú chyby.

Potom vyberte jeden tok, napríklad vystavovanie faktúr zo zákaziek, a odlaďte ho do konca vrátane výnimiek. Až keď funguje spoľahlivo, pridajte párovanie platieb a ďalšie časti. Lumen Studio takéto prepojenia CRM s Pohodou, Money S3 a bankou stavia na mieru a prvú funkčnú verziu ukáže do 24 hodín po úvodnom hovore.