Softvér na mieru alebo krabicové riešenie: čo sa oplatí

Dve cesty k rovnakému cieľu

Keď firma potrebuje nový systém, napríklad CRM, evidenciu zákaziek, sklad alebo dochádzku, stojí pred základnou voľbou. Môže si kúpiť alebo predplatiť hotový produkt, ktorý používa množstvo iných firiem, alebo si nechať postaviť softvér na mieru.

Obe cesty majú svoje miesto. Hotový softvér je štandardizovaný a rýchlo dostupný, softvér na mieru je postavený okolo vašich procesov. Otázka teda neznie, ktorý prístup je lepší všeobecne, ale ktorý lepšie sedí na vašu situáciu.

Pri rozhodovaní nejde len o peniaze. Rovnako dôležité je, koľko času budú vaši ľudia denne tráviť v systéme a či im prácu uľahčí, alebo pridá.

Krabicové riešenie: výhody a nevýhody

Najväčšou výhodou hotového softvéru je rýchly štart. Zaregistrujete sa, nastavíte základné údaje a môžete začať. Vstupné náklady bývajú nízke a o aktualizácie sa stará výrobca.

Nevýhodou je, že produkt je navrhnutý pre priemernú firmu. Ak váš proces vyzerá inak, budete ho buď ohýbať, alebo dopĺňať tabuľkami a obchádzkami. Často tiež platíte za funkcie, ktoré nepoužijete, a cena rastie s počtom používateľov.

Pri výbere hotového riešenia si všímajte aj to, kde sú uložené dáta, v akom jazyku funguje podpora a či produkt zohľadňuje slovenské a české pravidlá, napríklad pri fakturácii a DPH. Stručne zhrnuté vyzerajú výhody a nevýhody takto.

• výhoda: rýchle spustenie a nízka vstupná investícia
• výhoda: overený produkt s pravidelnými aktualizáciami
• nevýhoda: prispôsobujete sa vy systému, nie systém vám
• nevýhoda: poplatky za každého používateľa a za vyššie balíky
• nevýhoda: obmedzené možnosti prepojenia s ďalšími nástrojmi a závislosť od rozhodnutí výrobcu

Softvér na mieru: výhody a nevýhody

Softvér na mieru sa stavia podľa toho, ako vaša firma reálne funguje. Obsahuje len to, čo potrebujete, a prepája sa s nástrojmi, ktoré už používate: s účtovníctvom, bankou, e-shopom či skladom.

Daňou za to býva vyššia vstupná investícia a potreba spolupráce pri návrhu. Dodávateľ musí pochopiť vaše procesy a vy mu musíte venovať čas. Dôležité je tiež vybrať si partnera, ktorý bude systém dlhodobo udržiavať.

Dobrý dodávateľ vám neukáže len výsledok na konci, ale priebežne vám dáva skúšať rozpracované časti. Chyby v návrhu sa tak odhalia skôr, keď je ich oprava lacná. Výhody a nevýhody v skratke zhŕňa nasledujúci prehľad.

• výhoda: systém kopíruje vaše procesy, nie naopak
• výhoda: zvyčajne bez licencií za každého používateľa
• výhoda: prepojenia s Pohodou, Money S3, bankou či webom podľa potreby
• nevýhoda: vyššia vstupná investícia a čas potrebný na návrh
• nevýhoda: závislosť od kvality a spoľahlivosti dodávateľa

Ako férovo porovnať náklady

Porovnávať mesačný poplatok krabicového riešenia s jednorazovou cenou vývoja nedáva zmysel. Férové porovnanie počíta celkové náklady za niekoľko rokov, typicky za tri až päť.

Pri hotovom softvéri spočítajte predplatné za všetkých používateľov vrátane plánovaného rastu, vyššie balíky, doplnky, zavedenie a čas strávený obchádzkami. Pri softvéri na mieru zase vývoj, hosting, údržbu a postupné úpravy. Na oboch stranách nezabudnite na prenos dát a zaškolenie ľudí.

Orientačne platí, že pri malom tíme so štandardným procesom vychádza krabicové riešenie často lacnejšie. S rastúcim počtom používateľov, špecifickými procesmi a potrebou integrácií sa pomer môže otočiť. Kde presne je bod zlomu, závisí od konkrétnej firmy.

Riziká na oboch stranách

Pri hotovom softvéri je hlavným rizikom závislosť od výrobcu. Ten môže zmeniť ceny, zrušiť funkciu, ktorú používate, alebo upraviť podmienky. Pred rozhodnutím si preto overte, ako jednoducho sa dajú vaše dáta exportovať a v akom formáte.

Pri softvéri na mieru je rizikom najmä výber dodávateľa. Ak systém postaví niekto, kto ho potom nebude udržiavať, alebo chýba dokumentácia, každá zmena môže byť drahá. Pýtajte sa preto, kto bude systém spravovať po spustení, kde budú uložené dáta a ako by prebiehalo odovzdanie inému dodávateľovi.

Ani jedno riziko nie je dôvodom danú cestu zavrhnúť. Je to dôvod klásť správne otázky skôr, než podpíšete zmluvu.

Kedy dáva zmysel krabica

Hotový softvér je rozumnou voľbou tam, kde nepotrebujete nič neobvyklé. Dobrým príkladom je jednoduchá fakturácia, zdieľaný kalendár alebo rozosielanie newslettera, kde má vývoj vlastného riešenia zmysel len výnimočne.

Ak hotový nástroj pokryje vaše potreby z veľkej väčšiny a zvyšok viete vyriešiť jednoduchou úpravou postupu, je to zvyčajne rozumnejšia cesta. Typicky ide o tieto situácie.

• váš proces je štandardný a podobá sa procesom väčšiny firiem v odbore
• tím je malý a jeho výrazný rast v najbližších rokoch neočakávate
• potrebujete začať okamžite a nemáte čas na návrh
• systém nemusí komunikovať s ďalšími nástrojmi

Kedy dáva zmysel softvér na mieru

Softvér na mieru sa oplatí tam, kde je váš spôsob práce špecifický alebo kde vás najviac stojí prepájanie viacerých nástrojov. Existuje aj stredná cesta: niektoré firmy ponechajú hotové nástroje tam, kde dobre fungujú, a na mieru si nechajú postaviť len chýbajúcu časť alebo prepojenie medzi nimi.

Takto sa dá investícia rozložiť v čase a odstrániť práve to miesto, ktoré firmu najviac brzdí. Spoznáte ho podľa týchto signálov.

• máte proces, ktorý vám dáva náskok, a nechcete ho ohýbať podľa produktu
• používate niekoľko aplikácií a tabuliek, medzi ktorými ľudia ručne prepisujú údaje
• potrebujete prepojenie s Pohodou, Money S3, bankou alebo vlastným skladom
• počet používateľov rastie a licenčné poplatky sa stávajú výraznou položkou
• komunikácia o zákazkách sa odohráva v Messenger skupinách a e-mailoch

Ako sa rozhodnúť

Začnite popisom procesu a zoznamom miest, kde dnes strácate čas. Potom si vyskúšajte jedno alebo dve hotové riešenia na reálnych dátach, nie na ukážkových. Ak zistíte, že väčšinu času riešite obchádzky, je to signál, že by sa vám mohol oplatiť systém na mieru.

Rozhodnutie nemusí byť definitívne na roky, mnohé firmy začínajú jedným procesom a ďalšie pridávajú postupne. Lumen Studio stavia softvér na mieru s prvou funkčnou verziou do 24 hodín po úvodnom hovore; pri najjednoduchšom rozsahu vychádza jeden proces od 2 900 € a systém pre celú firmu od 4 500 €, výsledná suma sa však odvíja od počtu rolí, integrácií a objemu prenášaných dát.