Koľko stojí CRM: predplatné, systém na mieru a skryté náklady

Prečo na otázku o cene neexistuje jedno číslo

Otázka „koľko stojí CRM“ je podobná otázke, koľko stojí auto. Odpoveď závisí od toho, na čo ho potrebujete, koľko ľudí ho bude používať a akú má mať výbavu. Rozdiel medzi najlacnejším a najdrahším riešením môže byť niekoľkonásobný, a predsa môžu obe dávať zmysel, každé pre inú firmu.

Aby ste sa vedeli zodpovedne rozhodnúť, oplatí sa rozdeliť cenu na časti: licencia alebo vývoj, zavedenie, prenos dát, napojenie na iné systémy a prevádzka. Až súčet za niekoľko rokov vám povie, ktoré riešenie je pre vás naozaj lacnejšie.

V tomto článku nájdete orientačné rozpätia, no najmä zoznam položiek, na ktoré sa pri porovnávaní pýtať. Konkrétne ceny sa líšia podľa dodávateľa a menia sa v čase, preto ich berte ako pomôcku, nie ako cenník.

Krabicové CRM: platíte za používateľa a mesiac

Hotové CRM aplikácie sa väčšinou predávajú ako predplatné. Cena sa počíta za každého používateľa mesačne a orientačne sa pohybuje od niekoľkých eur pri základných balíkoch až po desiatky eur pri vyšších verziách. Presná suma závisí od zvoleného balíka, počtu ľudí a doplnkov.

Výhodou je nízky vstupný náklad a možnosť začať takmer okamžite. Pri malom tíme s jednoduchým obchodným procesom to môže byť celkom rozumná voľba.

Treba však počítať s tým, že cena rastie s každým ďalším človekom a často aj s každou funkciou navyše. Automatizácie, podrobné reporty alebo napojenia na iné systémy bývajú súčasťou drahších balíkov. Pri dvadsiatich používateľoch a vyššom balíku sa tak ročná suma môže vyšplhať vyššie, než by ste na prvý pohľad čakali.

CRM na mieru: platíte za vývoj, nie za hlavy

Pri systéme na mieru platíte hlavne za návrh a vývoj. Cena závisí od rozsahu: koľko procesov má pokryť, koľko rolí a oprávnení potrebujete a na čo všetko sa má napojiť. Jednoduchý systém pre jeden proces vyjde výrazne lacnejšie než systém, ktorý spája obchod, zákazky, sklad a fakturáciu.

Zvyčajne neplatíte licenciu za každého používateľa, takže pridanie ďalších ľudí nezvyšuje cenu tak ako pri predplatnom. Popri vývoji však počítajte s nákladmi na hosting, údržbu a postupné úpravy. Tieto položky by mali byť jasne dohodnuté vopred.

Orientačne sa jednoduché riešenia na mieru pohybujú v tisícoch eur a rozsiahlejšie systémy v desiatkach tisíc. Závisí to od dodávateľa, technológie aj od toho, koľko hotových častí sa dá použiť.

Čo najviac ovplyvňuje cenu

Bez ohľadu na to, či volíte predplatné alebo vývoj, cenu posúvajú podobné faktory. Najväčšie rozdiely zvyčajne nespôsobuje samotná evidencia kontaktov, ale integrácie a automatizácie, pretože práve tam sa ukáže, či systém naozaj šetrí čas.

Ak tieto faktory poznáte vopred, ľahšie porovnáte ponuky a vyhnete sa prekvapeniam. Pri každej ponuke si overte, ako dodávateľ počíta s nasledujúcimi bodmi.

• počet používateľov a rôznych rolí s odlišnými oprávneniami
• počet procesov, ktoré má CRM pokryť (obchod, servis, zákazky, reklamácie)
• napojenia na účtovníctvo (Pohoda, Money S3), banku, e-shop alebo sklad
• objem a kvalita dát, ktoré treba preniesť zo starých systémov
• požiadavky na reporty, automatizácie a mobilný prístup
• úroveň podpory a rýchlosť reakcie pri problémoch

Skryté náklady, na ktoré sa zabúda

Suma v cenníku je len časť príbehu. Pri rozhodovaní sa často prehliadnu položky, ktoré sa ukážu až počas zavádzania alebo po prvom roku používania.

Tieto náklady nie sú dôvodom CRM nezaviesť. Sú dôvodom pýtať sa na ne vopred a mať ich v ponuke napísané čierne na bielom. Najčastejšie ide o tieto položky.

• zavedenie a nastavenie: aj krabicové riešenie musí niekto prispôsobiť vašim procesom
• prenos dát: čistenie duplicít v súbore „zákazníci_final“ a import histórie zaberie viac času, než sa zdá
• licencie na používateľa: každý nový obchodník či asistentka znamená ďalší mesačný poplatok
• doplnky a vyššie balíky: funkcia, ktorú potrebujete, môže byť len v drahšej verzii
• zaškolenie a čas ľudí: prvé týždne je práca pomalšia, kým si všetci zvyknú
• odchod od dodávateľa: ak raz budete chcieť zmeniť systém, export dát nemusí byť jednoduchý

Ako si spočítať skutočnú cenu

Praktický spôsob je urobiť si jednoduchú tabuľku na tri roky. Do jedného stĺpca dajte predplatné za všetkých používateľov vrátane potrebného balíka a doplnkov, do druhého vývoj na mieru vrátane hostingu a údržby. K obom pripočítajte zavedenie, prenos dát a zaškolenie.

Na druhú stranu si zapíšte, koľko času vám systém ušetrí. Ak dnes niekto každý týždeň niekoľko hodín prepisuje objednávky do fakturácie alebo hľadá, kto čo zákazníkovi sľúbil, aj hrubý odhad ukáže, za aký čas sa investícia môže vrátiť.

Pri porovnávaní ponúk kladte všetkým dodávateľom rovnaké otázky: čo presne je v cene, čo sa platí zvlášť, komu patria dáta a ako vyzerá cena po prvom roku. Jasné a konkrétne odpovede sú často dobrým signálom spoľahlivosti.

Nezabudnite na cenu súčasného stavu

Pri porovnávaní sa často zabúda, že aj dnešný stav niečo stojí, len to nie je vidieť na faktúre. Čas strávený hľadaním informácií, ručným prepisovaním a opravami chýb je tiež náklad, ktorý platíte každý mesiac.

Sem patria aj stratené obchody. Dopyt, na ktorý nikto neodpovedal, alebo ponuka, na ktorú sa zabudlo nadviazať, sa v účtovníctve neukážu, no firmu reálne stoja peniaze. Presne ich vyčísliť je ťažké, ale aj hrubý odhad pomôže zasadiť cenu CRM do správnych súvislostí.

Neznamená to, že CRM sa oplatí vždy. Znamená to len, že porovnávať by ste mali dve reálne možnosti, nie CRM s nulou.

Zhrnutie

Krabicové CRM býva lacnejšie na začiatku a pri malom počte používateľov. Systém na mieru sa častejšie oplatí pri špecifických procesoch, väčšom tíme alebo potrebe napojenia na účtovníctvo a sklad. Rozhodujúci nie je mesačný poplatok, ale celkové náklady a to, či ľudia systém naozaj používajú.

Ak si chcete urobiť predstavu na vlastnom prípade, najrýchlejšie je porovnať konkrétne ponuky nad rovnakým zadaním. Lumen Studio stavia CRM na mieru s prvou funkčnou verziou do 24 hodín po úvodnom hovore; v najjednoduchšom rozsahu začína jeden proces od 2 900 € a systém pre celú firmu od 4 500 €, konečná cena však závisí od počtu rolí, integrácií a prenosu dát.