Digitalizácia firmy: kde začať, aby program ľudia naozaj používali

Prečo programy zostávajú nepoužívané

Mnohé firmy majú niekde zaplatenú licenciu na program, ktorý sa nikdy poriadne nerozbehol. Dôvodom zriedka býva samotná technológia. Častejšie ide o to, že program nerieši problém ľudí, ktorí ho majú používať, alebo im prácu pridáva namiesto toho, aby ju uberal.

Typický scenár: vedenie zavedie systém, aby malo prehľad, no zamestnanci musia všetko zadávať dvakrát, do systému aj do starej tabuľky. Po pár mesiacoch tabuľka vyhrá. Digitalizácia, ktorá má uspieť, preto musí byť výhodná aj pre ľudí v teréne, na sklade či v kancelárii, nielen pre vedenie.

Ďalšou príčinou býva, že sa systém vyberal podľa ukážky, nie podľa každodennej práce. Na prezentácii pôsobí všetko jednoducho, no v praxi narazíte na výnimky, ktoré program nepozná. Ak sa s nimi nepočítalo, ľudia si ich začnú riešiť po svojom.

Začnite tam, kde to bolí najviac

Nepristupujte k digitalizácii ako k jednému veľkému projektu pre celú firmu. Hľadajte konkrétne miesto, kde sa dnes stráca čas, vznikajú chyby alebo chýbajú informácie. Opýtajte sa ľudí, čo ich v práci najviac zdržiava, a ich odpovede si zapíšte čo najdoslovnejšie. Typické signály nájdete v zozname nižšie.

Z týchto oblastí vyberte jednu, ktorá sa týka každodennej práce a má jasného „majiteľa“. Práve tam bude prvý prínos najviditeľnejší a ľudia uvidia, že zmena má zmysel aj pre nich. Naopak, oblasť, kde sa postup mení každý mesiac alebo kde nikto nevie, kto za ňu zodpovedá, sa na prvý krok nehodí.

• tie isté údaje sa prepisujú z papiera do Excelu a potom do účtovníctva
• na stav zákazky sa treba niekoho pýtať telefonicky
• dochádzka sa zbiera na papieri a na konci mesiaca sa ručne sčítava
• ponuky sa zakaždým píšu od nuly vo Worde
• nikto presne nevie, čo je na sklade, kým to osobne neskontroluje

Zapojte ľudí od prvého dňa

Ľudia, ktorí budú systém používať, by mali byť pri jeho návrhu. Nie na dlhých poradách, ale pri krátkych ukážkach: takto by to vyzeralo, dá sa s tým pracovať? Vedúci skladu alebo technik v teréne často v priebehu minúty povie, čo v návrhu chýba alebo čo je zbytočné.

Pomáha aj určiť jedného človeka, ktorý za zmenu zodpovedá a na ktorého sa kolegovia môžu obrátiť. Nemusí byť technicky zdatný. Stačí, ak rozumie procesu a má dôveru tímu. Práve na neho sa budú ľudia obracať s drobnými otázkami, ktoré by inak skončili frustráciou.

Rovnako dôležité je vysvetliť, prečo sa zmena robí. Ak ľudia vnímajú nový systém len ako kontrolu, budú ho obchádzať. Ak vidia, že im ušetrí telefonáty a večerné dopisovanie, prijmú ho oveľa ľahšie.

Spustenie a zaškolenie

Spustenie naplánujte na obdobie, keď nie je najväčší nápor práce. Stavebnej firme sa neoplatí meniť evidenciu zákaziek uprostred sezóny a účtovnej kancelárii v čase daňových priznaní. Pokojnejší mesiac dá ľuďom priestor naučiť sa nový postup bez stresu.

Zaškolenie nemusí byť dlhé. Často stačí krátka ukážka priamo pri práci a jednostranový návod s najčastejšími krokmi. Prvé dva týždne počítajte s otázkami a drobnými úpravami, preto by mal byť k dispozícii niekto, kto ich rýchlo vyrieši.

Dôležité je aj jasne povedať, odkedy platí nový postup. Ak papier a nový systém bežia súbežne príliš dlho, ľudia si vyberú to, na čo sú zvyknutí. Krátke prechodné obdobie s pevným dátumom ukončenia funguje lepšie. Po tomto dátume sa už údaje zadávajú len do nového systému.

Menej funkcií, viac používania

Prvá verzia by mala robiť málo, ale dobre. Ak technik vyplní výkaz práce na mobile za minútu a kancelária ho hneď vidí, je to úspech, aj keď systém zatiaľ nevie nič iné. Každá funkcia navyše predlžuje zaškolenie a zvyšuje šancu, že sa niečo pokazí.

Pri výbere riešenia sa pýtajte, koľko krokov musí zamestnanec urobiť, aby zadal bežnú vec. Ak je ich viac ako pri papieri, ľudia sa k papieru vrátia. Rýchlosť a jednoduchosť sú pri každodennej práci dôležitejšie než dlhý zoznam možností.

Dobrým pravidlom je, aby bola prvá verzia hotová v týždňoch, nie v mesiacoch. Čím skôr ju ľudia začnú používať, tým skôr zistíte, čo treba zmeniť. Dlhý vývoj bez spätnej väzby od používateľov je najistejšia cesta k programu, ktorý nikto nechce.

Dáta a prepojenia

Digitalizácia neznamená mať viac programov, ale menej prepisovania. Preto už pri prvom kroku myslite na to, kam majú dáta ďalej putovať. Výkaz práce by mal skončiť vo fakturácii, dochádzka v podkladoch pre mzdy a objednávka v sklade. Každé ručné prenášanie údajov medzi programami je miesto, kde vzniká chyba a stráca sa čas.

Väčšina slovenských firiem používa niektorý účtovný program, napríklad Pohodu alebo Money S3, a k tomu internetbanking. Prepojenie nového systému s nimi býva často tou časťou, ktorá ušetrí najviac času. Ak si nový program s účtovníctvom nerozumie, počítajte s tým, že časť ručnej práce zostane.

Pred spustením si ujasnite aj to, ktoré staré dáta preniesť. Nie všetko z posledných rokov musí byť v novom systéme hneď. Často stačí aktuálny adresár zákazníkov, otvorené zákazky a platný cenník. Staršie údaje môžu zostať v archíve, kde ich nájdete, keď ich budete potrebovať.

Merajte a rozširujte postupne

Po mesiaci používania sa pozrite, čo sa zmenilo. Ušetrili ľudia čas? Je menej chýb? Používajú systém všetci, alebo len niektorí? Ak ho niekto obchádza, zistite prečo, pretože práve to býva najlepší zdroj podnetov na zlepšenie.

Užitočné je sledovať niekoľko jednoduchých ukazovateľov, napríklad čas od dokončenia zákazky po vystavenie faktúry alebo počet telefonátov kvôli stavu objednávky. Ak sa tieto čísla zlepšujú, digitalizácia funguje. Ak nie, príčinu hľadajte skôr v procese než v ľuďoch.

Až keď prvá časť funguje, pridajte ďalšiu. Takto vzniká systém, ktorý rastie s firmou a ktorý ľudia považujú za svoj. Ak chcete prvý krok prebrať s niekým, kto takéto systémy stavia, v Lumen Studio vám po úvodnom hovore zvyčajne do 24 hodín ukážeme prvú funkčnú verziu.