Ako vybrať informačný systém pre firmu: otázky a chyby

Najprv proces, potom systém

Najčastejšou chybou pri výbere informačného systému je začať prezeraním produktov. Ukážky vyzerajú presvedčivo, funkcií je veľa a ľahko sa stane, že si vyberiete systém podľa toho, čo vie, a nie podľa toho, čo potrebujete.

Lepší postup je opačný. Najprv si popíšte, ako firma dnes funguje: odkiaľ prichádzajú objednávky, kto ich spracúva, kde sa evidujú zákazky, ako vzniká faktúra a kde sa práca najčastejšie zasekne. Popis nemusí byť dokonalý, stačí pár strán alebo nákres na tabuli.

Z popisu sa ukáže, čo je pre vás kľúčové a čo je len príjemný doplnok. Práve toto rozlíšenie vás neskôr ochráni pred tým, aby ste platili za funkcie, ktoré nikto nepoužije.

Otázky, ktoré si položiť pred výberom

Kým oslovíte prvého dodávateľa, oplatí sa mať odpovede na niekoľko základných otázok. Ušetríte čas sebe aj dodávateľom a ponuky budú lepšie porovnateľné.

Ak na niektorú otázku nepoznáte odpoveď, nie je to problém. Je to signál, že túto časť treba s dodávateľom prebrať podrobnejšie a nenechať ju na neskôr. Začnite týmito otázkami.

• Aký konkrétny problém má systém vyriešiť a ako spoznáme, že ho vyriešil?
• Kto bude systém používať, v akých rolách a na akých zariadeniach (kancelária, sklad, terén)?
• S čím sa musí prepojiť: účtovníctvo, banka, e-shop, dochádzka, sklad?
• Aké dáta potrebujeme preniesť a v akom stave sú dnes?
• Kto vo firme bude za systém zodpovedať a rozhodovať o zmenách?
• Aký rozpočet a časový rámec je pre nás reálny?

Hotový systém, úprava alebo vývoj na mieru

Na trhu existujú v zásade tri cesty. Hotový systém si kúpite alebo predplatíte a prispôsobíte mu svoje procesy. Rozsiahlejšie produkty sa dajú upraviť, často však za cenu zložitých nastavení a závislosti od konkrétneho integrátora.

Treťou cestou je systém na mieru, ktorý sa postaví okolo vašich procesov. Dáva zmysel najmä vtedy, keď máte špecifický spôsob práce, ktorý vám dáva náskok, alebo keď potrebujete spojiť viac existujúcich nástrojov do jedného celku.

Žiadna z ciest nie je univerzálne najlepšia. Dôležité je vybrať si vedome a poznať kompromisy, ktoré s danou voľbou prichádzajú, vrátane nákladov na niekoľko rokov dopredu.

Myslite na prepojenia a dáta

Informačný systém nežije vo vzduchoprázdne. Takmer vždy sa musí rozprávať s účtovníctvom, bankou, e-shopom alebo dochádzkou. Ak sa na prepojenia pri výbere zabudne, skončí to tým, že niekto bude údaje medzi systémami prenášať ručne, a to je presne práca, ktorej ste sa chceli zbaviť.

Pri každom dodávateľovi sa preto pýtajte, ako konkrétne prepojenie s vašimi nástrojmi vyrieši a kto ho bude udržiavať, keď sa niektorý z nich zmení. Overte si aj to, či má systém zdokumentované rozhranie na výmenu dát.

Rovnakú pozornosť si zaslúžia samotné dáta. Prenos zákazníkov, produktov a otvorených zákaziek zo starých systémov býva časovo náročnejší, než sa na začiatku zdá, najmä ak sú údaje neúplné alebo duplicitné. Je dobré naplánovať ho ako samostatnú úlohu s vlastným termínom.

Ako porovnať dodávateľov

Pri porovnávaní ponúk sa nesústreďte len na cenu. Rovnako dôležité je, ako dodávateľ rozumie vášmu problému a ako bude spolupráca vyzerať po spustení. Užitočné je požiadať aj o rozhovor s existujúcim zákazníkom dodávateľa, ideálne z podobného odvetvia.

Pozor si dajte na prílišné sľuby. Dodávateľ, ktorý na každú otázku odpovie „áno, to vieme“ bez toho, aby sa spýtal na podrobnosti, nemusí rozumieť tomu, čo naozaj potrebujete. Pri stretnutiach si všímajte najmä tieto veci.

• Pýta sa na vaše procesy, alebo hneď ukazuje funkcie?
• Môžete si systém vyskúšať na vlastných dátach, nielen na ukážke?
• Je jasné, čo je v cene a čo sa platí zvlášť?
• Komu patria dáta a ako ich dostanete von, ak budete chcieť odísť?
• Ako rýchlo reaguje podpora a kto konkrétne bude vaším kontaktom?

Najčastejšie chyby pri výbere

Mnohé neúspešné zavedenia majú podobné príčiny. Väčšina z nich nevzniká z nedbanlivosti, ale z časového tlaku, pretože výber systému sa rieši popri bežnej práci. Oplatí sa preto vyhradiť si naň niekoľko pevných termínov, keď sa mu budete venovať bez vyrušovania.

Ak by ste si mali zapamätať jedinú vec, nech je to táto: systém, ktorý ľudia nepoužívajú, nič nerieši. Okrem toho sa vyhnite chybám, ktoré sa pri výbere opakujú najčastejšie.

• výber robí len vedenie, bez ľudí, ktorí budú systém denne používať
• snaha pokryť všetky procesy naraz namiesto postupného zavádzania
• podcenenie prenosu dát a ich čistenia
• výber podľa najnižšej ceny bez zohľadnenia nákladov na roky dopredu
• chýbajúci vlastník projektu na strane firmy
• ignorovanie prepojenia na účtovníctvo, ktoré potom vedie k ručnému prepisovaniu faktúr do Pohody

Na čo nezabudnúť pri zmluve

Pred podpisom si overte, že zmluva jasne popisuje rozsah dodávky, termíny a spôsob akceptácie. Mali by ste vedieť, čo presne dostanete, kedy a podľa čoho posúdite, že je to hotové.

Rovnako dôležité sú podmienky po spustení: cena podpory a údržby, reakčné časy, zálohovanie a vlastníctvo dát. Pri systémoch na mieru sa oplatí dohodnúť aj prístup k zdrojovému kódu alebo aspoň k dokumentácii pre prípad, že by ste raz menili dodávateľa.

Ak je to možné, dohodnite si platby naviazané na odovzdané časti, nie celú sumu vopred. Obom stranám to pomáha udržať projekt v jasných a kontrolovateľných krokoch.

Zavádzajte postupne

Aj najlepšie vybraný systém potrebuje čas, kým si ho firma osvojí. Osvedčuje sa začať jedným procesom, odladiť ho s reálnymi používateľmi a až potom pridávať ďalšie časti.

Pri každom kroku si stanovte jednoduchý ukazovateľ úspechu: kratší čas spracovania objednávky, menej zmeškaných termínov alebo menej ručného prepisovania. Uvidíte tak, či sa investícia vracia, a budete mať podklad pre ďalšie rozhodnutia.

Krátka ukážka na reálnom procese často povie viac než dlhé porovnávanie tabuliek funkcií. Ak uvažujete o systéme na mieru, Lumen Studio vám do 24 hodín po úvodnom hovore ukáže prvú funkčnú verziu, na ktorej si overíte, či smer zodpovedá vašim procesom.